¿Qué es el Kit Digital para autónomos y pymes?

El Kit Digital o Digital Toolkit, es un programa público de ayudas económicas financiado por los fondos Next Generation EU dirigido a autónomos y pymes de España que contribuirá a la adopción de soluciones tecnológicas para su digitalización. “Dotar a nuestras pymes y autónomos de las herramientas digitales que necesitan para aumentar su escala, acceder a nuevos mercados y desarrollar todo su potencial“ Nadia Calviño, en la presentación del Kit Digital.

Las empresas que soliciten el bono digital deberán cumplir una serie de requisitos para implantar cualquiera de las soluciones digitalizadoras que les permitirán un avance importante en su Nivel de Madurez Digital.

¿Quién puede beneficiarse de las ayudas del Kit Digital?

El Gobierno ha segmentado los negocios que se pueden beneficiar del kit digital tanto en la convocatoria de las ayudas, como en la cuantía de las mismas, en tres grupos distintos:

• Segmento I: Pequeñas empresas, de 10 a 49 empleados, que se calculan unas 150.000 en toda España, con un importe del bono digital por empresa de 12.000€.
• Segmento II: Pequeñas empresas o microempresas, de 3 a 9 empleados, que se calculan que son 1.100.00 en España, con un importe del bono digital por empresa de 6.000€.
• Segmento III: Pequeñas empresas o microempresas y autónomos (personas en situación de autoempleo), de 1 a 2 empleados, que se calculan que son 1.600.000 en España, con un importe del bono digital de 2.000€.

Requisitos y condiciones para poder solicitar el Kit Digital para autónomos y pymes.
1. Ser una pequeña empresa, una microempresa o un autónomo.
2. No tener consideración de empresa en crisis.
3. Estar al corriente de pagos de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
4. No incurrir en ninguna de las prohibiciones previstas en Ley General de Subvenciones.
5. Estar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o en el censo equivalente de la Administración Tributaria Foral.
6. No estar sujeta a una orden de recuperación pendiente tras una decisión previa de la Comisión Europea.
7. No superar el límite de ayudas minimis (200.000€).
8. Disponer de la evaluación del Nivel de Madurez Digital de acuerdo con el test de diagnóstico en la plataforma Acelera pyme.

Categorías de soluciones del Kit Digital para autónomos y pymes

Para acceder al catálogo o marketplace de soluciones digitalizadoras, tanto los autónomos como las pymes interesadas, deberán comprobar primero lo que han denominado “Nivel de madurez Digital”. Se podrán elegir tantas soluciones digitales como se necesiten hasta consumir el importe de la subvención, pero solo se podrá elegir una solución digital por categoría. No es condición consumir la totalidad del bono recibido, si por ejemplo tenemos un bono digital de 6.000€ podemos gastar en las soluciones digitales que necesitemos por valor de 3000€ y el resto devolverlo. Categorías (las señaladas en verde son las que ofrecemos nosotros):

Sitio Web y presencia en Internet: en esta tipología entrarán tanto la creación de páginas web, como otros servicios de posicionamiento (SEO) o visibilidad de la empresa en los principales sitios de internet.

Comercio electrónico: creación de una tienda online de compraventa de productos y/o servicios que utilice medios digitales para su intercambio.

Gestión de redes sociales: promocionar la pyme en redes sociales.

Gestión de clientes y/o proveedores: digitalizar y optimizar la gestión de las relaciones comerciales con los clientes.

Business Intelligence y analítica: explotación de datos de la empresa para la mejora del proceso de toma de decisiones.

Servicios y herramientas de oficina virtual: implantar soluciones interactivas y funcionales que permitan la colaboración más eficiente entre los trabajadores de la pyme.

Gestión de procesos: digitalizar y/o automatizar procesos de negocio relacionados con los aspectos operativos o productivos de la pyme.

Factura electrónica: digitalizar el flujo de emisión de facturas entre la pyme y sus clientes mediante un software de facturación.

Comunicaciones seguras: proporcionar a las pymes seguridad en las conexiones entre los dispositivos de sus empleados y la empresa.

Ciberseguridad: proporcionar a las pymes seguridad básica y avanzada para los dispositivos de sus empleados

¿Qué es un Agente Digitalizador?

Hasta ahora hemos hablado de los beneficiarios del bono digital, pero así como existen unos autónomos o pymes que reciben una solución digital, tiene que existir la otra parte. Es decir, los que ofrecen este servicio digital, a los que se les ha llamado “Agentes Digitalizadores”. Los Agentes Digitalizadores serán las empresas que ofrecerán sus soluciones digitales, estarán habilitadas para suscribir un acuerdo de colaboración con los beneficiarios de las ayudas del Kit Digital o programa Digital Toolkit y se encargaran de acompañarlos en su proceso de transformación digital. Nosotros somos Agentes digitalizadores.

¿Cómo utilizar tu bono kit digital para autónomos y pymes?

Los pasos en este punto son los siguientes:

1. El beneficiario y el Agente Digitalizador, negocian, firman y formalizan un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
2. Tras la formalización del acuerdo, el Agente Digitalizador implanta los requisitos pertenecientes a cada fase de la solución de digitalización, es decir, que ofrece la solución tecnológica al beneficiario (el periodo de implantación en algunos casos es de un dia, en otros puede ser de varias semanas).
3. El Agente Digitalizador emite una única factura tras la primera fase de prestación del servicio, con el importe total (de los 12 meses de prestación del servicio) e indicando la cuantía subvencionada.
4. El beneficiario realizará el abono de los gastos no subvencionables (por ejemplo el IVA, que luego podrá deducir) y cederá el derecho a cobro del importe subvencionable en favor del Agente Digitalizador.
5. El Agente Digitalizador prestará la solución digitalizadora solicitada por el beneficiario durante un plazo de 12 meses desde el comienzo de la implantación.

¿Cuál es el importe de la subvención del Kit Digital?

Las cantidades que se destinarán en las ayudas para la digitalización de pymes y autónomos mediante el Kit Digital varían en función del segmento de empresa y de la tipología de solución tecnológica a la que nos refiramos. En cuanto a segmento de empresa, como ya sabéis, se establecen 3 grupos:

• Segmento I: Pequeñas empresas, de 10 a 49 empleados, con un importe máximo del bono digital por empresa de 12.000€.
• Segmento II: Pequeñas empresas o microempresas, con un importe máximo del bono digital por empresa de 6.000€.
• Segmento III: Pequeñas empresas o microempresas y autónomos (personas en situación de autoempleo), con un importe máximo del bono digital de 2.000€.

Cuándo se concederán las ayudas del Kit Digital y fechas clave

El Gobierno ha dado algunas claves sobre cuándo estarán disponibles estas ayudas, aunque sabemos que hablar de plazos y Administración Pública en la misma frase puede considerarse deporte de riesgo. Aún así, vamos a establecer los plazos y convocatorias (aunque sean aproximadas) que por ahora se conocen:
Fechas clave sobre el Programa Kit Digital:

• 26 de Febrero 2022: Primera convocatoria de ayudas para Pymes de 10 a 49 empleados . Se empezarán a conceder las subvenciones al Segmento I.
• (PREVISTO) Junio 2022: Segunda convocatoria de ayudas para Pymes de entre 3 y 10 empleados (importe hasta 6.000 euros)
• (PREVISTO) Octubre 2022: Tercera convocatoria de ayudas para Pymes de entre 1 y 3 empleados (que podrán percibir un máximo de 2.000 euros)

Más preguntas frecuentes acerca del Bono Kit Digital

¿Cuánto tiempo tengo para usar el bono digital una vez me lo conceden?

Una vez recibido, las compañías dispondrán de un plazo de seis meses para utilizarlo en hasta cinco servicios (de un año de duración).

¿Cómo se realizan los pagos al Agente Digitalizador?

La ayuda se abonará en dos tramos: en la primera se cubrirá el 70% en el momento de la compra. En la segunda, el 30% restante, cuando pase el periodo de uso.

¿Qué es el Plan AceleraPyme?

El Programa AceleraPyme forma parte del plan del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital destinado a la construcción del ecosistema de referencia de la transformación digital de las pymes nacionales e internacionales. Está desarrollado por Red.es, entidad dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, y se enmarca en el Plan de Digitalización de Pymes 2021 – 2025, que cuenta con más de 4.000 millones de euros de presupuesto.

¿Cómo saber qué solución digital es la más adecuada para mi pyme?

Lo primero, es realizar el Test de Madurez Digital, y posteriormente recomendamos realizar el siguiente Test de Autoevaluación de Transformación Digital. Este segundo test te podrá guiar sobre qué áreas de tu negocio se encuentran menos digitalizadas y por lo tanto, sobre las que convendría actuar.

Al mismo tiempo, los aspectos en los que el impacto de la digitalización es mayor, serían la facturación, la digitalización de tickets y facturas, la analítica de negocio, la generación digital de albaranes, presupuestos o pedidos, o también los aspectos de gestión de clientes y proveedores. Cada empresa debe realizar un ejercicio de análisis interno de la compañía para establecer qué criterios son los más importantes según el sector en el que se encuentren o el nivel de digitalización de las diferentes áreas del negocio.

¿Se puede elegir más de una solución tecnológica por categoría del Kit Digital?

No, sólo podrás elegir una solución digitalizadora de bono kit digital por categoría, pero podrás elegir varias soluciones digitales de categorías distintas. También es interesante recordar, que un Agente Digitalizador podrá formar parte de diferentes categorías de soluciones en función de los servicios que ofrezca. De este modo, podría darse el caso de contratar al mismo Agente Digitalizador varías veces, en categorías diferentes, prestando servicios distintos.

¿Pueden usarse las ayudas del Kit Digital para sustituir alguna solución digitalizadora que la pyme ya tenga?

La respuesta es sí. Pero, existe un condicionante, y es que deberá acreditarse que la sustitución de la solución digitalizadora supone una “mejora funcional” respecto a la anterior. Queda por conocer exactamente los detalles sobre qué se entiende por “mejora funcional”.

¿Qué gastos NO son subvencionables con el Programa Bono Kit Digital?

Lo primero, y que causa mucha confusión es que el IVA de la factura es un gasto NO subvencionable que deberá pagar la pyme en el momento que se realice el acuerdo de prestación de la solución digitalizadora. Tampoco se considerarán gastos subvencionables: Los intereses de las deudas. Los intereses de demora, los recargos y las sanciones administrativas y penales. Hardware Los gastos derivados de procedimientos judiciales. Gastos financieros. Gastos de infraestructura y obra civil. Terrenos. Servicios de telecomunicación y conectividad a Internet. Los gastos relativos a la compensación por labores prestadas por terceros para la obtención de las presentes ayudas (gastos por prestación de servicios de asesoría, de gestoría).

¿Cómo tributan las subvenciones del Programa Kit Digital?

Las subvenciones del Programa Kit Digital provenientes de los fondos Next Generation se consideran un ingreso de la actividad económica y deben integrarse en la base imponible como rendimientos del trabajo. Las subvenciones, donaciones y legados recibidos se contabilizan como ingresos imputados al patrimonio neto y se reconocerán en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos.

¿Se pueden usar el “bono digital” para contratar soluciones de pago por uso o suscripción mensual?

Sí, el modelo de pago no afecta a la contratación de soluciones digitalizadoras. La pyme deberá acordar con el Agente Digitalizador el tiempo de prestación del servicio y la cuantía del mismo, así como los servicios incluidos de acuerdo a lo establecido en cada categoría de
soluciones del Kit Digital.

¿Qué aspectos deben tener en cuenta las pymes beneficiarias en cuanto a su contabilidad?

Las pymes beneficiarias deberán registrar en su contabilidad la ayuda percibida, en un código contable diferenciado, detallando todas las transacciones relacionadas ésta. También deberán disponer de los libros contables, registros y toda documentación que exige la legislación mercantil, como por ejemplo conservar las facturas y los justificantes de gasto y de pago concerniente a la aplicación de los fondos recibidos. Toda esta documentación deberá conservarse un mínimo de 4 años desde el vencimiento del plazo de justificación de la subvención recibida.

¿Es necesario disponer de Certificado Digital o Firma Digital para poder solicitar la subvención del bono Kit Digital para autónomos y pymes?

Sí, la pyme beneficiaria deberá disponer de firma o certificado digital para poder solicitar el bono digital. De todos modos, si la pyme solicita la ayuda por cuenta de un tercero, es decir, a través de un Representante Voluntario o un Representante Legal, será suficiente con que éste disponga de la firma o certificado digital.